5 tips para un teletrabajo productivo con G Suite

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1. Haz videollamadas y celebra eventos a distancia con los miembros de tu equipo

Para un teletrabajo productivo organiza videollamadas con personas de tu organización o ajenas a ella, para mantener el vínculo y mantener motivado al personal, al mismo tiempo que promueves la comunicación en todos los niveles de tu organización.

2. Teletrabajo, haz presentaciones a distancia

Si tu equipo y tú no se pueden reunir en persona, pueden usar Google Meet para trabajar con Presentaciones, Documentos, hojas de calculo y otros tipos de archivos en una videoconferencia. También puedes grabarlas para que los usuarios de otras zonas horarias las vean más tarde y activar subtítulos para que se puedan ver sin sonido.

3. Edita documentos de equipo en tiempo real

¿Necesitas trabajar con tu equipo a distancia en documentos, hojas de cálculo u otros archivos? No es necesario intercambiarlos por correo electrónico ni manejar varios archivos adjuntos. Tu equipo puede editar archivos a la vez en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios dirigidos específicamente a ellos.

Puedes crear por ejemplo una hoja de calculo con todas las tareas de cada área o división, y poner responsables de las tareas, cuando alguien termine alguna tarea debe ingresar en línea y cambiar el estado de la tarea a completado, de modo que se arme un tablero de control donde puedas visualizar de manera fácil cómo va el avance de los proyectos de tu empresa.

Tambien puedes usar plantillas prediseñadas de hojas de calculo, documentos, presentaciones y formularios.

Colabora con Google Chat

  • Añade a tus conversaciones archivos como documentos, presentaciones e imágenes, entre otros, esto ayuda a mantenerse conectado con la organización.

4. Almacena, comparte y accede a recursos de equipo desde cualquier lugar

¿Te gustaría almacenar y compartir de forma fácil y segura los documentos de tu equipo? Guarda todos los archivos de tu equipo en una carpeta de Google Drive o en unidades compartidas, y compártelos con tus colaboradores. Cuando alguien hace un cambio, Drive muestra qué archivos se han modificado. Los miembros del equipo también podrán acceder de forma segura a los archivos actualizados en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Unidades compartidas
Descubre algunos consejos sobre cómo estructurar una unidad compartida y sobre cómo crear y buscar archivos.

  • Destacar archivos importantes
  • Mover archivos
  • Eliminar o restaurar archivos
  • Buscar archivos

Mantener un servidor de archivos en la nube con directorios organizados y con perfiles de acceso y permisos de escritura es la mejor práctica recomendada.

5. Coordina y Organiza mediante calendarios de equipo

Cuando los miembros de un equipo están en diferentes ubicaciones y trabajan en zonas horarias distintas, es todo un reto organizar reuniones en fechas que les vengan bien a todos. Con Google Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo están disponibles, así como crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.

Además de tu propio calendario, puedes crear otros calendarios para controlar las agendas y gestionar proyectos.

Teletrabajo productivo usando calendarios compartidos

  • Las fechas previstas de las vacaciones y los viajes de trabajo de los miembros del equipo.
  • Quién está trabajando en la oficina o de forma remota.
  • Cuándo están todos disponibles para participar en reuniones o eventos con todo el equipo.
  • En qué proyectos o actividades están trabajando los demás y con qué plazos de finalización.
  • Ver en el calendario compartido de reuniones, quienes tienen reservada las salas de reuniones o recursos y que horarios estan libres.

Para cualquier consulta o duda de teletrabajo productivo, contáctenos

 

Vea también vídeo de presentación de Google Meet para teletrabajo

 

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