Sistema de Gestión Documental en UNFPA con AODocs

Conozca como la UNFPA maneja su sistema de gestión documental con AODocs y sus Beneficios

Le presentamos el caso del Fondo de Población de las Naciones Unidas ( UNFPA) y como manejan la gestión documental en AODocs, vamos a resaltar un caso de negocio y una mirada al interior de cómo las empresas multinacionales de todos los tamaños están utilizando AODocs.

AODocs ha celebrado recientemente dos grandes hitos: 100.000.000 documentos soportados en su plataforma, y con más de 800 Empresas en todo el mundo! Este es el resultado de una historia de éxito que comenzó hace 5 años.

Aquí hablaremos de uno de nuestros cliente que usa el Sistema de Gestión Documental AODocs

Gestión Documental en UNFPA

El trabajo que está realizando AODocs en UNFPA y cómo trabaja en el sistema de las naciones unidas

El UNFPA trabaja en más de 150 países y territorios que albergan a la gran mayoría de la población mundial. Su misión: velar por que cada embarazo sea deseado, cada parto sea sin riesgos y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. Debido a sus actividades, el fondo opera en áreas sensibles donde la protección y la continuidad en el acceso a los datos e información son muy importantes.

El primer proyecto en el que se trabajó juntos fue proporcionar un sistema de recuperación de datos para los servidores de archivos de las oficinas de cada país, y con 150 programas en ejecución, había muchos servidores de archivos en distintos países.

Gestión Documental en UNFPA

De qué manera AODocs contribuye con UNFPA

AODocs construyó un sistema para sincronizar diariamente los datos creados en los servidores de archivos de Google Drive, dentro de carpetas con estructuras protegidas por AODocs. Esta sincronización ha permitido la continuidad de acceso a los datos, especialmente en antiguos servidores de archivos. Hoy en día, algunos países incluso se están migrando toda su información totalmente en Google Drive, y se han olvidado de sus servidores de archivos! Este proyecto para el UNFPA fue el comienzo de muchos.

AODocs también les ha ayudado a administrar mejor sus correspondencias. El Fondo recibe muchos correos físicos todos los días, como solicitudes de acuerdos, invitaciones a eventos y licitaciones, que requieren acciones específicas dentro de un período específico.

Estos ahora se escanean y se envían automáticamente a una biblioteca de AODocs. En esta biblioteca, un usuario puede rellenar alguna información básica, como el propietario de la acción de seguimiento, el tipo de acción y si la acción requerida es sensible al tiempo. El propietario de la acción de seguimiento recibe notificaciones y recordatorios de AODocs, y cada estado de acciones se puede seguir fácilmente en la biblioteca.

Nayanesh Bhandutia

Jefe de Servicios de Tecnología e Innovaciones de TI, UNFPA

Con los usuarios distribuidos en 125 oficinas, existe una necesidad para toda la organización; por una plataforma eficaz de intercambio de conocimientos que potencialmente ayudaría a nuestro personal a buscar, compartir y reutilizar documentos desarrollados por usuarios en otras oficinas. Con AODocs, estamos ahora en un proceso de construcción de un depósito de conocimientos que creemos que mejorará en gran medida la eficiencia operacional dentro del UNFPA.

También estamos utilizando AODocs para automatizar varios procesos de negocio centrados en documentos internos con workflow (flujo de trabajo). Ya hemos lanzado un par de bibliotecas de administración de documentos, que han llamado la atención de los usuarios empresariales. Ahora estamos presenciando una mayor demanda por automatización de procesos de negocio que actualmente se ejecutan manualmente.

En general, AODocs está ayudando al UNFPA a cumplir con nuestra visión de implementar una plataforma de administracion de documentos empresariales fácil de usar que se integre completamente con Google Drive.

El equipo del UNFPA está llevando a cabo una serie de aplicaciones empresariales con AODocs, como la administración de contratos de consultores externos y la validación de solicitudes de reorganización de oficinas.

Hoy en día, AODocs con orgullo tiene más de 2.000.000 de documentos cargados en su plataforma para UNFPA, y está ayudando a 4.000 empleados en todo el mundo a trabajar más eficientemente juntos

Si quiere saber más acerca de este producto y como implementarlo en su empresa ingrese aqui con mucho gusto le ayudáramos.

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