Google WorkSpace

Consejos para utilizar Google WorkSpace

Hay muchas funciones de Google Workspace que vas a ir descubriendo mientras lo utilizas en tu organización.

Sin embargo, hoy en forma de resumen deseamos enseñarte estos consejos para que tengas presente en el momento de laborar con los instrumentos de Google.

Simplifica las comunicaciones

Si trabajas con un equipo remoto o si lo realizan en la misma oficina empero deseas compartir información por medio de WorkSpace, puedes producir una lista de correspondencia con Equipos de Google. 

Para mandar un mensaje o información a un conjunto definido de individuos, sin tener que redactar sus correos por separado. 

Ejemplificando, puedes generar un conjunto con una cierta dirección de correspondencia electrónico equipo.ventas@tuempresa.com y aumentar diversos miembros. 

Al instante de mandar o compartir archivos, lo haces solo a dicha dirección de correspondencia electrónico. 

Los individuos que agregues a dicha dirección conjunta van a tener ingreso inmediato a los contenidos que hayas compartido antes.

Usa Calendar correctamente 

 

Gracias al uso de Google Calendar, puedes ver los calendarios de los miembros de tu equipo y saber en qué momento permanecen accesibles. 

Tal, si quieres agendar una junta, sabes de antemano si poseen disponibilidad todos los usuarios que deseas invitar. 

Es importante el calendario para saber además qué días una persona va a estar ausente por patología, vacaciones, viajes, etcétera.

google calendar

Usa las aulas de equipo o de proyectos

 

Incentiva a los miembros de tu equipo a que utilicen las aulas de Google chat. 

Para estar en contacto y tener relación entre sí. Además ahí van a poder compartir ideas, proyectos, conocer opiniones… En fin, es un punto de encuentro virtual donde van a poder interactuar y continuar evidentemente las metas de la organización. 

Es una asombroso herramienta para documentar el trabajo profesionalmente incluido con lo demás de los instrumentos de participación de WorkSpace.

Accede a tus recursos a partir de cualquier sitio.

 

La forma más simple y segura de guardar y compartir información es WorkSpace. 

En Drive tendrás la posibilidad de guardar archivos o material importante y compartirlo inmediatamente. 

 ¿Qué pasa si alguien hace un cambio en un archivo o carpeta y no te avisa? No hay problema. 

Lo tendrás la posibilidad de saber, Drive te muestra los archivos modificados recientemente y te notifica por quién fueron gestionados.

Coordina mejor a tu equipo e incrementa su productividad.

Ten el control de las agendas y de cada plan que se llevará a cabo. Mantente al tanto de cambios de último instante y de actualizaciones de deadlines (fecha de entrega). 

Con Google Sheets, tendrás la posibilidad de generar un plan dinámico para lograr ordenar las labores de tu equipo. 

En aquel archivo, cada individuo que tenga ingreso puede ir actualizando sus labores cotidianas o semanales.

Con esta clase de documentos te ahorras tiempo.

No se necesita el trueque de correos para saber en qué estado está cada labor y en qué está haciendo un trabajo cada integrante del equipo. 

Además, puedes dejar comentarios @ a otros usuarios o leer los que te dejan a ti o a otros miembros.

Haz videollamadas y eventos virtuales.

 

Comprendemos que frecuentemente los miembros de un equipo no permanecen en la misma oficina y, ciertos ni siquiera permanecen en el mismo territorio. ¡Eso no es problema para reunirse! 

Google Meet te posibilita estar conectado/a con tu equipo constantemente.

Así sea a partir de una PC o a partir de un teléfono móvil. 

En Meet tendrás la posibilidad de hacer videollamadas, tener capacitaciones, intercambiar ideas, cooperar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etcétera.

¡Todo en línea con la mejor tecnología y estabilidad de datos! 

Crea, edita y comparte en tiempo real.

En el instante en que necesites generar un archivo o hacer una presentación, solo debes abrir tu Drive y crearlo. 

No se necesita que envíes un correspondencia electrónico a otros usuarios para que lo vean, sencillamente les compartes el documento y les pides feedback. 

Cada cambio se guarda automáticamente y por las dudas, tendrás la posibilidad de ver variantes anteriores del archivo. 

Realiza presentaciones en línea.

Por medio de Google Meet tendrás la posibilidad de exponer un producto o servicio a un conjunto de individuos. 

Además tendrás la posibilidad de grabarte y compartir aquel clip de video con quien quieras. 

¡Y un plus! Además tendrás la posibilidad de activar subtítulos para dicha presentación. 

Crea de forma fácil un portal web con Google Sites.

¡Ya no necesitas de un programador o creador para tener un website al instante! Lo puedes producir con Google Sites. 

Es una plataforma bastante intuitiva donde tú mismo/a puedes cargar información, presentaciones, archivos de Drive, etcétera. Solo arrastras y sueltas. 

Tendrás la posibilidad de generar sitios web privados o para todo público.

¡Tú decides! Y si quieres que otros miembros de la organización además trabajen en aquel lugar, verás los cambios que va llevando a cabo en tiempo real. 

¡Algo bastante importante! Los sitios de Google Sites son responsivos, se adaptan a la pantalla de cualquier dispositivo. 

si requiere mas información sobre Google WorkSpace no dude en contactarnos.

comercio electrónico omnicanal

Comercio Electrónico Omnicanal

El comercio electrónico omnicanal es un enfoque de ventas de comercio electrónico que utiliza múltiples canales y brinda a los clientes una experiencia unificada en todos los canales, ya sea desde quioscos en la tienda u otros canales digitales.

El comercio electrónico omnicanal es una experiencia de comercio electrónico unificada para sus clientes sin importar qué dispositivo digital o plataforma estén utilizando.

Esto es esencial porque la investigación muestra que el 73 % de los compradores en línea usan múltiples canales al comprar en línea.

¿Cual es la diferencia entre el comercio multicanal y omnicanal?

 

Comercio Multicanal

Esta es una estrategia en la que una marca está presente en múltiples canales, que sus clientes pueden usar para interactuar con la marca.

Estos canales pueden ser, por ejemplo, aplicaciones, sitios web, sitios web móviles, correos electrónicos, tiendas físicas, canales de redes sociales, etc. 

Por supuesto, los clientes esperan tener una experiencia fluida con una marca, en lugar de tener una experiencia fragmentada en cada uno. canal.

Aquí es donde entra en juego la omnicanalidad .

Comercio Omnicanal

Una estrategia de comercio electrónico omnicanal prevé que los clientes pueden comenzar a buscar en un canal y pasar a otro como una progresión de su proceso de compra en línea. 

El comercio electrónico omnicanal completa una estrategia multicanal y la optimiza para los clientes en línea de hoy.

 

comercio omnicanal

Beneficios del comercio minorista omnicanal

 

Mensaje cohesivo

Uno de los principales beneficios de tener un comercio electrónico omnicanal es que brinda a sus clientes mensajes coherentes sobre su marca. 

No importa dónde un cliente encuentre su marca, el mensaje es siempre el mismo.

Comprender el viaje de su cliente

El comercio electrónico omnicanal le permite a su empresa recopilar y fusionar datos de clientes de múltiples canales. 

Combinados, estos datos le brindan una imagen completa de qué tipos de clientes están interesados ​​en su marca y su comportamiento, lo que le brinda el poder de personalizar su recorrido como cliente .

Personalización de la experiencia del cliente

Solo al comprender el viaje del cliente puede personalizar la experiencia de sus clientes. 

El comercio electrónico omnicanal le permite crear una experiencia personalizada.

Crear una experiencia personalizada es esencial para los clientes omnicanal, ya que tienen un valor de por vida un 30% más alto que los compradores que solo compran a través de un canal.

si requiere mas información sobre este tipo de comercio no dude en contactarnos

Google Workspace impulsando el futuro del trabajo

Impulsando el futuro del trabajo y la colaboración

Google Workspace, la plataforma que nos ayudó  a satisfacer las necesidades laborales, durante el comienzo de la pandemia. Como usuarios lidiamos colectivamente con el trabajo remoto e híbrido.

Algo muy importante para recalcar, y es que, Google Workspace solo estaba disponible para clientes comerciales, en junio del 2020 decidió brindar toda la suite de herramientas colaborativas a todo el mundo, lo que permitió a más de 3000 millones de usuarios transformar la forma en que se conectan, crean y colaboran. Ampliando estas experiencias en Google Workspace, se han instalado la cantidad de 4.800 millones de aplicaciones hasta la fecha, y más de 5300 aplicaciones públicas en Google Workspace Marketplace que brindan a los usuarios la oportunidad de ampliar su experiencia.

Millones de usuario usan nuestras herramientas

Estos resultados exorbitantes, hacen que Google Cloud siga aumentando su inversión en la plataforma, para brindarnos más flexibilidad al momento de usar las herramientas como Gmail, Google Meet, Google Chat, Calendarios, entre otras.

“El trabajo moderno requiere que las personas cambien contextos y herramientas más rápido que nunca. Creemos que un ecosistema abierto y una estrecha integración entre las herramientas en las que los usuarios confían todos los días es vital para su éxito. Desde 2017, nuestra integración de Trello con Gmail ha sido instalada por más de 7 millones de personas. Hoy, estamos entusiasmados de aprovechar la asociación entre Atlassian y Google para impulsar aún más la colaboración laboral con la integración de Jira con Google Chat y Spaces”
Joff Redfern
Director de producto de Atlassian

Nuevas inversiones en seguridad

A medida que continuamos brindando nuevas y agradables experiencias a los usuarios, mantenemos la seguridad a la vanguardia; está integrado en cada capa del diseño de nuestro producto para que los clientes tengan la flexibilidad y la confianza necesarias para operar en un entorno seguro. Para aprovechar este compromiso, anunciamos el nuevo trabajo más seguro de Google.ofreciendo ayudar a las organizaciones, sus empleados y socios a colaborar y comunicarse de forma segura y privada en el entorno de trabajo híbrido actual.
Work Safer proporcionará a las empresas acceso a la mejor seguridad de su clase para correo electrónico, reuniones, mensajes, documentos y más. Reúne de manera única las soluciones nativas de la nube y de confianza cero de Google Workspace con soluciones líderes en la industria de Google y sus socios de ciberseguridad, CrowdStrike y Palo Alto Networks.

Google Workspace anuncia cuatro nuevas capacidades clave:

  1. Cifrado del lado del cliente (CSE)
    para Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Google Meet, brindando a los clientes un control total sobre las claves de cifrado y, al mismo tiempo, los ayudamos a cumplir con los requisitos de cumplimiento y soberanía de los datos. También nos complace anunciar la versión beta de nuestras API públicas del servicio de acceso a claves , que permite a los clientes administrar directamente sus claves de cifrado sin la necesidad de un socio externo.
  2. La Prevención de pérdida de datos (DLP) para chat
    ahora está en versión beta. Esta es una continuación de nuestro compromiso continuo de ayudar a las organizaciones a proteger su información y datos confidenciales para que no caigan en las manos equivocadas, sin afectar la experiencia del usuario final. Con DLP for Chat, puede habilitar el poder de la conversación espontánea entre individuos y equipos, mientras evita que la información sensible y confidencial salga de su organización.
  3. Las etiquetas de disco ahora están disponibles de forma generalizada
    . Las organizaciones ahora pueden clasificar los archivos almacenados en Drive según su nivel de confidencialidad. Las etiquetas se integran con la Prevención de pérdida de datos de Google Workspace, lo que facilita la gestión del uso compartido externo, la descarga y la impresión de archivos confidenciales.
  4. Estamos implementando protecciones adicionales para
    proteger contra el contenido y el comportamiento abusivo
    . Si un usuario abre un archivo que creemos que es sospechoso o peligroso, le mostraremos una advertencia para ayudar a protegerlo a él y a su organización del malware, el phishing y el ransomware. Esta funcionalidad ahora está disponible en Google Docs y pronto se implementará para Google Sheets and Slides.

Expertosis Partner de Google Cloud

Como partner de Google Cloud en Bolivia, nuestra misión es capacitar a todos con una experiencia innovadora y fluida que brinde a las personas, sin importar su ubicación o capacidad técnica, la oportunidad de generar un impacto real. En esencia, la visión de la plataforma Google Workspace es ayudarlo a generar su propio impulso de innovación, al tiempo que proporciona una base de seguridad y privacidad.

Google Meet vs Zoom cual es el mejor en Bolivia 2021 (1)

Google Meet vs Zoom: ¿Cuál es el mejor en Bolivia?

Trabajar desde casa es hoy en día lo más normal de mundo, y los servicios de videoconferencia como Google Meet y Zoom están demostrando que son recursos invaluables para todo tipo de empresa, ya sea grande o pequeña. Ambos servicios tienen una versión gratuita, y como la gran mayoría de los usuarios los utilizan, hemos querido compararlos para mostrar sus características y ventajas particulares. Google Meet vs Zoom, ¿Cuál es el mejor en Bolivia?

Google Meet vs Zoom

Ambas aplicaciones son muy parecidas en cuanto al objetivo (realizar videollamadas o videoconferencias) y están basadas en la nube. Sin embargo, cuentan con diferencias significativas que pueden hacerte cambiar de opinión a la hora de elegir una u otra. 

1. Colaboración

La diferencia principal entre ambas aplicaciones es el nivel de colaboración que ofrecen. Porque Zoom es una aplicación creada específicamente para realizar videollamadas, en cambio Google Meet forma parte de una plataforma de trabajo colaborativo llamado Google Workspace.

Esto significa que con la obtención de Workspace, podrás realizar videollamadas con Meet, y además beneficiarte de las más de diez aplicaciones que lo acompañan.

Esto puede ser muy importante, en el caso que tu empresa quiera mejorar la eficiencia, comunicación y productividad entre equipos, ya que ofrece todas las aplicaciones necesarias para el día a día como: Drive, Gmail, Calendar, Documentos, Classroom y otros, y todas las aplicaciones están integradas entre sí.

Google Meet también cuenta con la versión para educación, que pertenece a la plataforma de Google for Education y cuenta con todas las aplicaciones para el aprendizaje a distancia o virtual.

2. Disponibilidad y accesibilidad

Si bien ambas herramientas son gratuitas, Zoom es el software más popular, una ventaja notable que tiene Google Meet es la capacidad de organizar una reunión a través de cualquier navegador web o dispositivo móvil.

En Zoom, los participantes pueden unirse a una llamada utilizando sus navegadores, pero de igual manera deben descargar el software para Windows o MacOS, disponible también para dispositivos Android y iOS, 

La ventaja que tiene Google Meet es que puedes acceder a él a través de Google Chrome y otros navegadores directamente, sin la necesidad de descargar nada, solo debes visitar el enlace meet.google.com. Por otro lado para acceder a una  reunión en en un dispositivo móvil no es necesario instalar ninguna aplicación, ya que puedes ingresar directamente de la aplicación de Gmail.

Google Meet vs Zoom 2021 Bolivia

3. Participantes y tiempo limite

Actualmente, tanto Zoom como Google Meet ofrecen reuniones de hasta 100 participantes al usar la versión gratuita. En Google Meet puedes realizar una videoconferencia de hasta 24 horas. Por otro lado, Zoom siempre ha ofrecido sesiones de 40 minutos. 

4. Principales características y funciones

Tanto Zoom como Google Meet ofrecen una versión gratuita, junto con una serie de funciones para reuniones de diferentes tamaños. Ambas ofrecen funciones que incluyen una pantalla de vista previa de audio y video para prepararse para las reuniones, controles para los organizadores de reuniones, compartir pantalla, excelente compatibilidad multiplataforma e integración perfecta con aplicaciones de Microsoft Office y Google

También, ambos servicios ofrecen funciones de chat para acompañar su videoconferencia, en ambas permite levantar la mano. La pantalla de vista previa de Google Meet solo permite verificar las conexiones de audio y video, mientras que las salas de reuniones de Zoom permiten a los anfitriones preseleccionar a los participantes, otorgarles acceso a la reunión o iniciar las videoconferencias según sea necesario.

Sin embargo, Google Meet permite asignar nuevos anfitriones, activar subtítulos y realizar búsqueda de participantes. Con Zoom puedes grabar las reuniones de forma gratuita. En Meet esto solo es posible si tienes una Google for Education o alguna versión de paga.

Zoom ofrece un conjunto de fondos virtuales y permite grabar reuniones en tu computadora de forma gratuita. Por otro lado, Google Meet recién comenzó a ofrecer la opción de desenfocar el fondo y diferentes fondos de imágenes para usarlas, además, la grabación de reuniones requiere una suscripción pagada.

5. Seguridad

Uno de los aspectos por lo que destaca más Google Meet frente a Zoom son los altos estándares de seguridad. Como ya sabrás, Google es conocido como uno de los entornos más difíciles de hackear y Google Workspace (G Suite) cuenta con múltiples opciones desde su Panel de Administrador (Google Admin) para controlar cualquier acceso y uso de herramientas desde la organización.

Además, en concreto, Google Meet genera sus URL para las videollamadas de forma aleatoria y a través de invitación en Gmail. De esta forma, las videollamadas son aún más seguras. Por lo que si a tu empresa le preocupa su seguridad durante el teletrabajo, Google Meet será la mejor opción.

6. Versiones pagadas

Tanto Google Meet como Zoom cuentan con versiones pagadas con distintos planes acorde a las necesidades de tu empresa o centro educativo, cabe recalcar que el costo es por todas las aplicaciones de Google Workspace incluyendo Google Meet.

Planes Google Workspace Bolvia 2021

En comparación con Zoom, que solo es una aplicación de videoconferencias que va desde los $15 en adelante, como se ve a continuación:

Planes Zoom Bolivia 2021

Google Meet vs Zoom: ¿Cual es el mejor en Bolivia?

Si prefieres Google Meet o Zoom, dependerá en gran medida de las funciones específicas que necesites . Si solamente necesitas una aplicación para realizar videollamadas, ambas opciones pueden ser buenas y solamente tendrás que decidir en base a ciertos criterios (la aplicación más fácil de usar o la que te permita grabar videollamadas más fácilmente, por ejemplo).

Sin embargo, si tienes claro que necesitas todo un entorno que mejore la comunicación, eficiencia y productividad, además, sea seguro, nuestra recomendación es que uses Google Meet. Si aún te quedan dudas o, por lo contrario, ya lo tienes claro y quieres contratarlo, puedes ponerte en contacto con nosotros. Como Partner Autorizado de Google en Bolivia, podremos asesorarte, guiarte y formarte para hacer un mejor uso de todas las herramientas.

 

Hand touching tablet with cloud computing and online storage concept

¿Qué es almacenamiento en la nube y como funciona?

Estás interesado en saber cómo almacenar información y contenido en la nube de Google, hoy te diremos cómo usar y de qué forma se puede gestionar Google Drive, no te lo pierdas. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la nube?

En términos informáticos se considera como un servicio que se ofrece en la web para guardar contenido, datos e información. Allí los usuarios pueden almacenar todo tipo datos utilizando la red de internet.

Existen muchas empresas dedicadas al almacenamiento de información y otras de contenidos específicos. La más conocida es Google Drive, una aliada de los usuarios y considerada en la actualidad como la líder en este campo.

El almacenamiento en la nube es un servicio tecnológico de almacenamiento donde los usuarios pueden obtener recursos fuera de la plataforma personal de un ordenador o dispositivo móvil.

¿Por qué es seguro almacenar en la nube?

La seguridad de guardar información en la nube es mayor que si la tuviéramos en nuestro ordenador o memoria. No guardar datos en la nube puede representar un riesgo, algunas empresas han obtenido vulnerabilidad y violación en la seguridad de su información, cuando la han mantenido en dispositivos u ordenadores.

Por tal motivo podemos decir que los almacenamientos en la nube permiten entre otras cosas contar con las siguientes opciones:

  • Las empresas que prestan el servicio en la nube cuentan con personal calificado, ofreciendo mejores soluciones de organización y gestión de información y contenido.
  • Los controles de acceso están personalizados y la violación de las entradas a los datos es sumamente difícil, dependen de la seguridad de las contraseñas.
  • Proporcionan confiabilidad al momento de implementar el cifrado de datos y las formas de acceso.
  • Se obtiene un alto nivel de disponibilidad motivado al nivel de redundancia del sistema, asegurando la protección frente a fallas físicas.
  • Garantizan el cumplimiento de normas, debido al ofrecimiento de diversos recursos de tipo legal.
  • Presentan estándares de seguridad altos, realizando auditorías y certificados de seguridad.

Por otro lado los proveedores de servicio en la nube gestionan los datos personales de los usuarios estableciendo condiciones de servicio, en este sentido es importante que los usuarios elijan el mejor proveedor, ya que ellos serán los encargados de gestionar nuestra información.

Ventajas del uso de Google drive

Para considerar el uso de proveedores como Google Drive que nos permitirán guardar la información de nuestra empresa, o simplemente contenido y datos personales, tenemos que establecer las ventajas que ofrece este servicio veamos algunas:

  • Poder compartir documentos con otras personas o usuarios.
  • Edita archivos en línea sin necesidad de descargarlos al ordenador o móvil.
  • Ingresar a los archivos de Google Drive, sin necesidad de estar conectado a internet, sobre todo si se cuenta con la alternativa offline.
  • Tiene la posibilidad de encriptar documentos importantes.
  • Administrar todas las revisiones necesarias en documentos y datos.
  • Puedes acceder a versiones anteriores de un documento después de 30 días.
  • Disponibilidad inmediata desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Conexión inmediata desde cualquiera de tus dispositivos.
  • Ofrecen diversos formatos de almacenamiento.
  • Ampliar la funcionalidad de Google Drive.

¿Cómo almacenar en la nube con Google Drive?

Se pueden dar casos al momento de estar navegando por internet y deseas obtener un documento o contenido; pero observamos que dicho contenido se encuentra en la nube. También si deseas guardar información en Google Drive, en este sentido te recomendamos seguir los siguientes pasos para acceder a la plataforma.

Una opción interesante es guardarlos directamente desde Google Chrome sin ningún paso intermedio, solo debes instalar una extensión o plugin que se consigue fácilmente en por el buscador de la misma plataforma; con el plugin solo deberás hacer clic en el contenido a guardar y luego seleccionar guardar el Google Drive y listo.

En el caso de no contar con el plugin respectivo, solo teniendo una cuenta en Google se abre desde la parte superior derecha, donde se encuentran unos pequeños cuadros y allí conseguirás el logo de drive, haciendo clic allí podrás acceder a tus archivos guardados.

¿Cómo acceder?

Es muy sencillo, después de estar en la nube de Google Drive solo se ubica el menú que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, debes hacer clic en el símbolo de (+) multicolor “Nuevo” y se despliega un menú.

Podrás ver las opciones de “subir”, “subir” y más abajo aparecen si deseas subirlos desde Google Documentos, Hoja de cálculo, Presentaciones y más; solo debes seleccionar desde donde deseas subir la información y listo, es cuestión de buscar.

Recomendaciones

Para Google Drive como cualquier otra plataforma de nube, son servicios de red que ofrece alternativas diversas y cuentan con características muy similares, por ejemplo:

  • El almacenamiento es gratuito y rápido. 
  • La capacidad mínima gratuita llega a 15 GB.
  • La versión paga puede alojar hasta 100 GB o más según el plan.
  • La plataforma ofrece diversas versiones para Android, Linux, Mac y Windows.
  • Ofrece el sistema de escaneo de documentos.
  • Se puede guardar cualquier archivo.
  • Se puede acceder a guardar información relacionada con documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Ofrece la opción de almacenar para Chromebook, los ordenadores
    personales que utilizan el sistema operativo Chrome OS.
  • Se puede trabajar sin conexión, solo activando la opción y de esa forma es similar al modo avión de los dispositivos móviles.
  • Ofrece gran privacidad, seguridad y protección de los contenidos almacenados.
  • Saber la capacidad de almacenamiento y compara lo que se necesiten. 

Si no has probado cómo almacenar en la nube anímate, de esa forma podrás liberar mucho espacio del ordenador e incluso del dispositivo móvil, recuerda que también Google tiene varias opciones como la plataforma para fotos e imágenes.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada para configurar su servidor de archivos en la nube con Google Drive.

Siendo fácil y seguro el proceso de digitalización de tu empresa, puedes agendar tu cita aquí.

Bolivia 2021

Como utilizar Google Workspace en despachos de abogados

Las necesidades de los clientes cambian a lo largo del tiempo, algunos están acostumbrados a utilizar las nuevas tecnologías y lograr respuestas rápidas. Esta situación supone que los despachos de abogados deban transformarse y adaptarse para ser más competitivos y aumentar la productividad de sus recursos humanos.

Las nuevas tecnologías deben ser parte de tu día a día y cambiar tu forma de trabajar, es por eso que te presentamos diez consejos para utilizar Google Workspace en despachos de abogados. Descubre como sacar más partido de las aplicaciones de Google. ¡Sigue leyendo!

1. Colabora con tu equipo en los mismos documentos.

Si vas a redactar documentos para tus clientes o para los tribunales, querrás que los miembros de tu equipo puedan colaborar en ellos de un modo sencillo. Con Documentos de Google, puedes editar los documentos conjuntamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios específicos.

También puedes controlar el acceso a los documentos compartidos para mantener los privilegios o asegurarte de que cada empleado del despacho solo tenga acceso a los archivos que necesiten.

2. Mantén la coherencia con plantillas de documentos legales

Ayuda a tu equipo a elaborar contratos y formularios que se puedan rellenar y compartir, y que cumplan tus requisitos. Con Documentos de Google, puedes crear o importar plantillas para declaraciones, comunicaciones y otros documentos legales.

3. Verifica las fuentes citadas sin salir de los documentos

Al comprobar las fuentes u otra información, puede resultar muy pesado tener que estar alternando continuamente entre el documento y la Web. La herramienta Explorar está integrada en Documentos. Con ella puedes buscar fácilmente citas y otras referencias legales sin salir de tu documento.

4. Revisa documentos estés donde estés

Tanto si estás en un juzgado, asistiendo a una declaración o simplemente teletrabajando con tu equipo, con la aplicación de Google Documentos puedes actualizar o crear documentos desde tu teléfono o tablet.

Los cambios que hagas se actualizarán y sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos para que estés siempre al día, estés donde estés.

5. Trabaja sin conexión a Internet

Aunque estés en un vuelo largo o te quedes sin conexión a Internet, podrás seguir trabajando en tus notas o con los materiales de un caso. Configura el acceso sin conexión en Google Drive para poder seguir trabajando en los archivos en cualquier momento.

6. Soluciona problemas jurídicos frecuentes 

Tanto si trabajas en un caso complicado con varios equipos como si promocionas tu despacho o impartes una clase de formación jurídica continua, las presentaciones son una herramienta eficaz para ponerse al día rápidamente y solucionar problemas habituales.

Describe tus puntos y propuestas en Presentaciones de Google y preséntalos a tu equipo. Los miembros del equipo pueden enviar preguntas en tiempo real y votar por las más interesantes durante la presentación. Si no puedes responder a todas las que se formulen, contesta solamente a las más votadas.

7. Envía archivos adjuntos de gran tamaño y controla el acceso a ellos

Si tienes que compartir archivos que superan el límite de 25 MB que se aplica en Gmail para los archivos adjuntos, puedes subirlos y compartirlos con Drive. También puedes definir permisos de acceso en cada archivo de Drive y así decidir quién puede ver los archivos de tu cliente o el material de exhibición documental. Si por accidente envías material a quien no debías, puedes cambiar los permisos de estos documentos o archivos para reducir los daños. 

8. Controla las agendas y los proyectos de tu equipo

En Google Calendar, crea un calendario de equipo para llevar el registro de las agendas, las reuniones y los plazos judiciales. Cuando ves la disponibilidad de todos los miembros en un mismo calendario, es más fácil organizar las etapas de un caso y asegurar que todos cumplan los plazos importantes.

9. Gestiona los recursos digitales de tu equipo desde un mismo sitio

Puedes crear un sitio interno en Google Sites para guardar todos los archivos del equipo en una sola ubicación y controlar el acceso a este sitio mediante la configuración de permisos.

Después puedes añadir en él calendarios de los equipos, agendas de casos, contratos y otros documentos. De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en una única ubicación, a la que todos los miembros podrán acceder en cualquier momento y desde el dispositivo que prefieran.

10. Edita los archivos de Microsoft Office en Drive

Con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, puedes ver, editar y colaborar directamente en archivos de Office sin perder el formato de archivo de Office que necesitan tus clientes o los juzgados.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada y planes de implementación a medida, visita nuestro canal de YouTube para aprender a usar de manera rápida y sencilla Google Workspace.


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Trabajando con Google Workspace

Transforma tú modo de trabajar con Google Workspace

Hoy te presentamos las nuevas tendencias y dirección del mercado en colaboración y productividad. Las herramientas que Google le provee a sus clientes y en particular la guía para adoptar y tener mejores prácticas para mejorar la productividad, colaboración y bienestar de sus empleados y usuarios. ¡Sigue leyendo!

¿Cuáles son los cambios en productividad y colaboración?

Definitivamente el último año estuvo marcado por el cambio en especial en la tecnología y conforme avanzó el tiempo se evidenció que las cosas no volverían a ser como antes, que la “nueva normalidad” es la normalidad actual.

Google observó una aceleración digital como nunca antes visto, sucedió en semanas cuando se lo tenia pronosticado a largo plazo. El trabajo dejó de ser un concepto físico de ser un lugar físico y paso a ser un espacio digital colaborativo.

Google evolucionó como siempre lo ha hecho y se adaptó rápidamente, desde el inicio del confinamiento empezó a ayudar a miles de millones de usuarios de personas que necesitaban soluciones flexibles y soluciones totalmente integradas.

Actualmente Google Workspace cuenta con más de 6 millones de empresas que ya invirtieron y trabajan dentro de una cultura laboral colaborativa frente a 5 millones de 2019, el crecimiento fue exponencial.

¿Cómo se reimagina Google el mundo del trabajo colaborativo?

Google lo vio como una transición, un cambio transformacional que cambió radicalmente de trabajo en oficina a un trabajo en cualquier lugar y eso significa una transformación gigante en todas las compañías.

Sin embargo, el concepto del trabajador del futuro que Google siempre se lo imagino, en la actualidad cobra una relevancia muy importante.

Porque el trabajo ya dejó de ser un trabajo en un lugar determinado, ya no está limitado por tiempo ni espacio. Las interacciones que antes se daban en persona ahora se digitalizaron al cien por ciento.

¿De qué se trata el trabajador del futuro?

Se trata de estar a la vanguardia sobre todo de las necesidades de los usuarios, tener herramientas que sean flexibles que sean fáciles de usar y hoy más que nunca que sean útiles, porque el tiempo tiene una relevancia muy importante para las personas y para los empleados.

Cada empresa se tiene que ajustar de manera transitoria debe ir paso a paso, siempre teniendo en cuenta las necesidades de los empleados. Entendiendo lo que necesitan para que su trabajo se realice de la manera más eficiente. Es importante recalcar el punto de que no todas las organizaciones son iguales y el cambio será gradual.

¿Cuáles son los beneficios de Google Workspace que hacen a la suite única?

Es una realidad que Google Workspace ofrece a los usuarios experiencias seguras, fáciles de utilizar y aprovechar lo mejor de la innovación de Google. Además es una plataforma que está totalmente integrada entre sí, reúne todas las aplicaciones útiles creadas a partir de la inteligencia artificial de Google.

Logrando incrementar la productividad mediante una colaboración exitosa entre los empleados. Con la capacidad de poder compartir de una manera fluida y fácil toda la información que se está generando dentro y fuera de las organizaciones.

Mediante trabajo colaborativo y en tiempo real, sin latencias, sin problemas de comunicación, sin barreras de trabajo individualizado. Todo esto gracias a la infraestructura global, segura, confiable y escalable que provee Google Cloud.

Actualmente, el asistente de Google ahora es totalmente compatible con Google Workspace, a través de nuestros dispositivos móviles ahora cualquier empleado puede ahorrar tiempo preguntándole o pidiéndole al asistente de Google que lo una a una videoconferencia, revisar su agendar e incluso que envíe un mensaje a su equipo, ahorrando mucho tiempo.

Suite Google Workspace

¿Cuál es el concepto de integración y coexistencia con herramientas existentes?

Algo fundamental para Google es la coexistencia de las herramientas de Google Workspace con aplicaciones que probablemente las empresas ya tienen instalados o que son de terceros.

Es importante mencionar que Google Workspace es una herramienta extensible, porque se integra perfectamente a nuestras propias y nativas aplicaciones o con aplicaciones de terceros. Que facilitan el trabajo y la coexistencia de los ecosistemas para que los usuarios puedan realizar su trabajo de una manera más sencilla y fluida sin ninguna fricción.

¿Qué papel juega el bienestar de los usuarios en estos tiempos?

El bienestar hoy cobra una relevancia muy importante y es algo que siempre se ha preocupado a Google, ya que todos necesitamos herramientas que no fuercen el trabajo individual. Por el contrario que promueva la colaboración y que no importa donde trabaje que pueda trabajar con sus colegas en tiempo real.

Es muy importante que el usuario no tenga que preocuparse por guardar la información o en qué carpeta guardó la versión final de su archivo porque teme perder esa información o la preocupación de no recordar con que nombre guardó su documento.

¿Cuáles son las ofertas de Google para ayudar a los usuarios?

Google Workspace ofrece herramientas productivas y de colaboración, todas las herramientas se trabajan en tiempo real porque están en la nube, todos los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y encuestas se pueden trabajar en tiempo real. Porque la idea es tener la información a la mano, para que simplemente con una palabra se pueda encontrar un documento con información actualizada para trabajar.

¿Cuál es la ventaja de una suite nativa en la nube?

Google Workspace efectivamente nació y se creó en la nube con el fin de impulsar el trabajo flexible en tiempo real y desde cualquier lugar, manteniendo las conexiones humanas para el bienestar de los usuarios que utilizan estas plataformas. Uno de los mayores beneficios que tiene que esta tecnología es el aumento de la productividad de cada uno de los usuarios.

En un estudio del Impacto Económico Total que realizó Forrester la empresa líder en investigación de mercado global, se evidenció que las empresas que usan soluciones de Google Workspace, tienen un incremento de la productividad mediante un ahorro de 171 horas por usuario al año. Esto se traduce en aproximadamente 21 días laborales adicionales por usuario al año. (ver la imagen)

¿Qué se tiene que considerar antes de migrar a Google Workspace?

Comprender que se trata de una transformación más allá de la tecnología, definiendo el concepto de la transformación en el cambio de la forma de trabajar de los empleados, cuando Google habla de el cambio en la forma de trabajar tiene en cuenta tres pilares importantes: el primero es la tecnología, segundo las personas y el tercero los procesos.

Lo principal es ver a Google Workspace como complemento de muchas herramientas para mejorar procesos dentro de la compañía. Esto se traduce en escuchar a las personas y entender qué necesitan para trabajar, pero también escuchar al negocio y entender que puede mejorar para que Google Workspace les ayude a optimizar cada uno de sus procesos.

En Conclusión, la clave de la transformación digital es pensar que no solo es un cambio de correo electrónico sino que es una suite de múltiples aplicaciones que integran y mejoran los procesos de una compañía, pero también pensar en el retorno de la inversión. 

Google Workspace es una herramienta que ha demostrado poder generar un 60% de ahorro, gracias a la eliminación de suscripciones de terceros. En Expertosis como partner de Google, utilizamos las soluciones de Google Workspace a diario, durante más de 6 años para mejorar nuestra productividad.

Google Workspace anuncia novedades para mejorar la productividad

Google Workspace anuncia novedades para mejorar la productividad

Google Workspace presento nuevas soluciones diseñada para el futuro del trabajo remoto e híbrido y anuncia nuevas actualizaciones en sus herramientas de productividad e implementa nuevas funciones que pueden ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo su tiempo, una colaboración justa y mejores resultados sin importar cuándo y dónde.

Google Workspace

“En gran parte del mundo se está adoptando un lugar de trabajo más híbrido, por lo que el éxito a largo plazo de esta nueva dinámica dependerá, en última instancia, de las herramientas que tengan las empresas tanto para apoyar a sus empleados como para promover una cultura inclusiva.

Google Workspace

Estas nuevas actualizaciones incluyen soluciones para personal de primera línea (aquellos que prestan su servicio directo a clientes o pacientes en tiempos de Covid-19), un conjunto de características que pueden ayudar a las personas a encontrar más tiempo y concentración, y herramientas para mejorar la colaboración.

Desde el primer momento, el planteamiento de Google en lo que respecta a la productividad y la colaboración ha estado basado en la flexibilidad y la movilidad que demandan los trabajadores de hoy. Ahora estamos optimizando Google Workspace desde el punto de vista de la colaboración equitativa, la gestión del tiempo y las conexiones humanas que requerirá el trabajo híbrido del futuro para ser sostenible y saludable”. Dijo Javier Soltero, vicepresidente de Google Workspace mediante un comunicado

Google Workspace Frontline

En las próximas semanas Google Workspace lanzará Frontline, para que los trabajadores de primera línea puedan disponer de un canal de comunicación y capacidades colaborativas con sus compañías de manera segura con utilización de sus aplicaciones como Gmail, Google Chat, Drive, entre otras, así como funciones de seguridad y soporte de nivel empresarial.

Además, permite a los equipos crear y personalizar fácilmente Appsheet directamente desde Google Sheets y Drive, lo que permitira a los trabajadores de primera línea digitalizar y agilizar sus actividades, ya sea recolectando datos en el sitio, reportando riesgos de seguridad o administrando las solicitudes de los clientes.

Google Workspace presenta nuevas soluciones diseñada para el futuro del trabajo remoto e híbrido.

Manejo del tiempo y enfoque

Otra de las actualizaciones de productividad llega de la mano de Google Calendar, con la nueva realidad de trabajo hibrido, Dividir las horas de trabajo en Google Calendar, Permitirá que los usuarios especifiquen áreas en su configuración de horas de trabajo para indicar con precisión a sus colegas cuándo están en línea y disponibles para reuniones.

También, Google Workspace ha habilitado el Asistente de Google que permitirá a los usuarios consultar su próxima cita con la voz en el calendario e ingresar rápidamente a reuniones o enviar mensajes.

asistente de Google

Otro de las nuevas actualizaciones es, Programar notificaciones periódicas de “fuera de la oficina” e indicadores de ubicación permitirán a los usuarios programar horarios regulares, disponibilidad y recurrentes durante los cuales las invitaciones serán rechazadas de forma automática.

Focus Time (Tiempo de enfoque) Esta es una nueva función en el calendario que minimizará las distracciones y limitará las notificaciones dentro de un período de tiempo determinado por el usuario.

Time Insights (Información sobre el tiempo) Ayude a los empleados a visualizar cómo utilizan su tiempo en función de sus prioridades. Esta información solo es visible para el empleado y no está disponible para nadie más en la organización.

Fortalecer la colaboración equitativa

La nueva actualización de Google Workspace tiene como objetivo hacer que la colaboración sea más fluida, accesible y justa.

Con Google Meet, Workspace busca mejorar la experiencia en dispositivos móviles, a través de nuevas funciones:

Para aquellos que utilizan varios dispositivos para las reuniones y aquellos que acceden a las reuniones a través de dispositivos móviles, la experiencia de la segunda pantalla de Google Meet traerá una nueva vista de mosaico móvil, para ver más personas a la vez.

Fortalecer la colaboración equitativa

La transmisión en vivo en Google Workspace incluirá “preguntas y respuestas en tiempo real, encuestas y subtítulos (inglés, español, alemán, portugués y francés)” y también incluirá transmisiones en tiempo real de la misma organización en varios dominios.

Finalizando, se introdujo “chat”, “Jamboard” y “calendario” en Workspace Essentials para proporcionar al equipo más formas de conectarse y colaborar.