Google WorkSpace

Consejos para utilizar Google WorkSpace

Hay muchas funciones de Google Workspace que vas a ir descubriendo mientras lo utilizas en tu organización.

Sin embargo, hoy en forma de resumen deseamos enseñarte estos consejos para que tengas presente en el momento de laborar con los instrumentos de Google.

Simplifica las comunicaciones

Si trabajas con un equipo remoto o si lo realizan en la misma oficina empero deseas compartir información por medio de WorkSpace, puedes producir una lista de correspondencia con Equipos de Google. 

Para mandar un mensaje o información a un conjunto definido de individuos, sin tener que redactar sus correos por separado. 

Ejemplificando, puedes generar un conjunto con una cierta dirección de correspondencia electrónico equipo.ventas@tuempresa.com y aumentar diversos miembros. 

Al instante de mandar o compartir archivos, lo haces solo a dicha dirección de correspondencia electrónico. 

Los individuos que agregues a dicha dirección conjunta van a tener ingreso inmediato a los contenidos que hayas compartido antes.

Usa Calendar correctamente 

 

Gracias al uso de Google Calendar, puedes ver los calendarios de los miembros de tu equipo y saber en qué momento permanecen accesibles. 

Tal, si quieres agendar una junta, sabes de antemano si poseen disponibilidad todos los usuarios que deseas invitar. 

Es importante el calendario para saber además qué días una persona va a estar ausente por patología, vacaciones, viajes, etcétera.

google calendar

Usa las aulas de equipo o de proyectos

 

Incentiva a los miembros de tu equipo a que utilicen las aulas de Google chat. 

Para estar en contacto y tener relación entre sí. Además ahí van a poder compartir ideas, proyectos, conocer opiniones… En fin, es un punto de encuentro virtual donde van a poder interactuar y continuar evidentemente las metas de la organización. 

Es una asombroso herramienta para documentar el trabajo profesionalmente incluido con lo demás de los instrumentos de participación de WorkSpace.

Accede a tus recursos a partir de cualquier sitio.

 

La forma más simple y segura de guardar y compartir información es WorkSpace. 

En Drive tendrás la posibilidad de guardar archivos o material importante y compartirlo inmediatamente. 

 ¿Qué pasa si alguien hace un cambio en un archivo o carpeta y no te avisa? No hay problema. 

Lo tendrás la posibilidad de saber, Drive te muestra los archivos modificados recientemente y te notifica por quién fueron gestionados.

Coordina mejor a tu equipo e incrementa su productividad.

Ten el control de las agendas y de cada plan que se llevará a cabo. Mantente al tanto de cambios de último instante y de actualizaciones de deadlines (fecha de entrega). 

Con Google Sheets, tendrás la posibilidad de generar un plan dinámico para lograr ordenar las labores de tu equipo. 

En aquel archivo, cada individuo que tenga ingreso puede ir actualizando sus labores cotidianas o semanales.

Con esta clase de documentos te ahorras tiempo.

No se necesita el trueque de correos para saber en qué estado está cada labor y en qué está haciendo un trabajo cada integrante del equipo. 

Además, puedes dejar comentarios @ a otros usuarios o leer los que te dejan a ti o a otros miembros.

Haz videollamadas y eventos virtuales.

 

Comprendemos que frecuentemente los miembros de un equipo no permanecen en la misma oficina y, ciertos ni siquiera permanecen en el mismo territorio. ¡Eso no es problema para reunirse! 

Google Meet te posibilita estar conectado/a con tu equipo constantemente.

Así sea a partir de una PC o a partir de un teléfono móvil. 

En Meet tendrás la posibilidad de hacer videollamadas, tener capacitaciones, intercambiar ideas, cooperar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etcétera.

¡Todo en línea con la mejor tecnología y estabilidad de datos! 

Crea, edita y comparte en tiempo real.

En el instante en que necesites generar un archivo o hacer una presentación, solo debes abrir tu Drive y crearlo. 

No se necesita que envíes un correspondencia electrónico a otros usuarios para que lo vean, sencillamente les compartes el documento y les pides feedback. 

Cada cambio se guarda automáticamente y por las dudas, tendrás la posibilidad de ver variantes anteriores del archivo. 

Realiza presentaciones en línea.

Por medio de Google Meet tendrás la posibilidad de exponer un producto o servicio a un conjunto de individuos. 

Además tendrás la posibilidad de grabarte y compartir aquel clip de video con quien quieras. 

¡Y un plus! Además tendrás la posibilidad de activar subtítulos para dicha presentación. 

Crea de forma fácil un portal web con Google Sites.

¡Ya no necesitas de un programador o creador para tener un website al instante! Lo puedes producir con Google Sites. 

Es una plataforma bastante intuitiva donde tú mismo/a puedes cargar información, presentaciones, archivos de Drive, etcétera. Solo arrastras y sueltas. 

Tendrás la posibilidad de generar sitios web privados o para todo público.

¡Tú decides! Y si quieres que otros miembros de la organización además trabajen en aquel lugar, verás los cambios que va llevando a cabo en tiempo real. 

¡Algo bastante importante! Los sitios de Google Sites son responsivos, se adaptan a la pantalla de cualquier dispositivo. 

si requiere mas información sobre Google WorkSpace no dude en contactarnos.

Google Workspace impulsando el futuro del trabajo

Impulsando el futuro del trabajo y la colaboración

Google Workspace, la plataforma que nos ayudó  a satisfacer las necesidades laborales, durante el comienzo de la pandemia. Como usuarios lidiamos colectivamente con el trabajo remoto e híbrido.

Algo muy importante para recalcar, y es que, Google Workspace solo estaba disponible para clientes comerciales, en junio del 2020 decidió brindar toda la suite de herramientas colaborativas a todo el mundo, lo que permitió a más de 3000 millones de usuarios transformar la forma en que se conectan, crean y colaboran. Ampliando estas experiencias en Google Workspace, se han instalado la cantidad de 4.800 millones de aplicaciones hasta la fecha, y más de 5300 aplicaciones públicas en Google Workspace Marketplace que brindan a los usuarios la oportunidad de ampliar su experiencia.

Millones de usuario usan nuestras herramientas

Estos resultados exorbitantes, hacen que Google Cloud siga aumentando su inversión en la plataforma, para brindarnos más flexibilidad al momento de usar las herramientas como Gmail, Google Meet, Google Chat, Calendarios, entre otras.

“El trabajo moderno requiere que las personas cambien contextos y herramientas más rápido que nunca. Creemos que un ecosistema abierto y una estrecha integración entre las herramientas en las que los usuarios confían todos los días es vital para su éxito. Desde 2017, nuestra integración de Trello con Gmail ha sido instalada por más de 7 millones de personas. Hoy, estamos entusiasmados de aprovechar la asociación entre Atlassian y Google para impulsar aún más la colaboración laboral con la integración de Jira con Google Chat y Spaces”
Joff Redfern
Director de producto de Atlassian

Nuevas inversiones en seguridad

A medida que continuamos brindando nuevas y agradables experiencias a los usuarios, mantenemos la seguridad a la vanguardia; está integrado en cada capa del diseño de nuestro producto para que los clientes tengan la flexibilidad y la confianza necesarias para operar en un entorno seguro. Para aprovechar este compromiso, anunciamos el nuevo trabajo más seguro de Google.ofreciendo ayudar a las organizaciones, sus empleados y socios a colaborar y comunicarse de forma segura y privada en el entorno de trabajo híbrido actual.
Work Safer proporcionará a las empresas acceso a la mejor seguridad de su clase para correo electrónico, reuniones, mensajes, documentos y más. Reúne de manera única las soluciones nativas de la nube y de confianza cero de Google Workspace con soluciones líderes en la industria de Google y sus socios de ciberseguridad, CrowdStrike y Palo Alto Networks.

Google Workspace anuncia cuatro nuevas capacidades clave:

  1. Cifrado del lado del cliente (CSE)
    para Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Google Meet, brindando a los clientes un control total sobre las claves de cifrado y, al mismo tiempo, los ayudamos a cumplir con los requisitos de cumplimiento y soberanía de los datos. También nos complace anunciar la versión beta de nuestras API públicas del servicio de acceso a claves , que permite a los clientes administrar directamente sus claves de cifrado sin la necesidad de un socio externo.
  2. La Prevención de pérdida de datos (DLP) para chat
    ahora está en versión beta. Esta es una continuación de nuestro compromiso continuo de ayudar a las organizaciones a proteger su información y datos confidenciales para que no caigan en las manos equivocadas, sin afectar la experiencia del usuario final. Con DLP for Chat, puede habilitar el poder de la conversación espontánea entre individuos y equipos, mientras evita que la información sensible y confidencial salga de su organización.
  3. Las etiquetas de disco ahora están disponibles de forma generalizada
    . Las organizaciones ahora pueden clasificar los archivos almacenados en Drive según su nivel de confidencialidad. Las etiquetas se integran con la Prevención de pérdida de datos de Google Workspace, lo que facilita la gestión del uso compartido externo, la descarga y la impresión de archivos confidenciales.
  4. Estamos implementando protecciones adicionales para
    proteger contra el contenido y el comportamiento abusivo
    . Si un usuario abre un archivo que creemos que es sospechoso o peligroso, le mostraremos una advertencia para ayudar a protegerlo a él y a su organización del malware, el phishing y el ransomware. Esta funcionalidad ahora está disponible en Google Docs y pronto se implementará para Google Sheets and Slides.

Expertosis Partner de Google Cloud

Como partner de Google Cloud en Bolivia, nuestra misión es capacitar a todos con una experiencia innovadora y fluida que brinde a las personas, sin importar su ubicación o capacidad técnica, la oportunidad de generar un impacto real. En esencia, la visión de la plataforma Google Workspace es ayudarlo a generar su propio impulso de innovación, al tiempo que proporciona una base de seguridad y privacidad.

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¿Qué es Google Drive para PC y para qué funciona?

Seguramente has escuchado sobre Google Drive, un servicio de almacenamiento en línea que durante mucho tiempo se ha destacado por sus múltiples funcionalidades y fácil manejo. Pero ¿Conoces sobre Google Drive para PC?

Si deseas saber más sobre esta versión de este famoso servicio de almacenamiento, nosotros nos encargaremos de hacerlo detalladamente para que no te quede ningún tipo de duda.

¿Qué es Google Drive para PC?

¿Qué es Google Drive?

Antes de hablar de Google Drive para PC, mencionaremos sobre la nube en general. Este es un servicio de almacenamiento como ya lo mencionamos. Esta herramienta tiene la funcionalidad de almacenar todos tus archivos en la nube, para que estos puedan estar seguros y acceder a ellos cada vez que quieras por medio de conexión a internet.

Es utilizada para guardar fotos, vídeos, música, programas y cualquier cosa que se te ocurra y necesites resguardar. Pero esto no es todo, ya que cuenta con la opción de crear documentos los cuales automáticamente serán almacenados.

Entre los tipos de documentos que puedes crear con Google Drive están las hojas de cálculo, presentaciones o diapositivas, formularios para encuestas, exámenes, todo depende de lo que necesites hacer.

Google Drive es la mejor herramienta de almacenamiento

Una de las características que resalta en este servicio de almacenamiento es la seguridad que esta te provee, ya que solamente tú puedes tener acceso a dichos archivos. Pero si deseas que otras personas tengan acceso puedes modificar los permisos de varias formas:

  • Que los usuarios tengan acceso a una o más carpetas
  • Que los usuarios tengan acceso a un documento en específico o varios

De esta forma tú pones las condiciones sobre a que pueden acceder otras personas y que no. Esto lo convierte en una herramienta ideal para el trabajo, ya que de ser necesario, varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento en línea sin ningún inconveniente.

¿Qué es Google Drive para PC?

Ahora que conoces más sobre esta gran herramienta, es momento de que conozcas sobre Google Drive para PC. Esta versión está diseñada para descargarla, instalarla y utilizarla directamente en tu ordenador.

¿Qué es Google Drive para PC?

Por supuesto, tiene sus diferencias a comparación de utilizarla directamente desde tu navegador. Esto se debe a que no tendrás acceso a todas las funciones a las que normalmente tendrías en su versión web.

Pero esto no es algo que debe preocuparte demasiado, ya que esta puede ofrecerte otros beneficios que resultarán ventajosos para tí.

Esta actúa como un almacenamiento directo desde tu PC a la nube. En esta versión de Google Drive para PC podrás tener acceso a todos los archivos que tengas almacenados, es decir: fotos, videos, música, documentos, entre otros tipos de archivos.

Puedes acceder a todos tus archivos desde tu PC

Sin embargo, no podrás editar los documentos directamente en tu PC, sino que podrás visualizar un acceso directo de estos los cuales si abres, serás dirigido a la página en línea donde podrás trabajar con ellos.

Cómo descargar Google Drive para PC

Puedes descargar Google Drive de forma sencilla en tan solo unos pasos, a continuación te mostraremos cómo hacerlo y la forma de instalarla.

Paso 1. Ingresa o inicia sesión a Google Drive

Paso 1. Ingresa a Google Drive

Lo primero que debes hacer es ingresar a tu cuenta de Google Drive. Puedes hacerlo buscando el icono de aplicaciones en Google Chrome o si es desde otro navegador solo debes dirigirte a Google.com dónde encontrarás el icono de Apps.

Inicia sesión a través del apartado de herramientas

Paso 2. Clic en configuración

Paso 2. Clic en configuración

Una vez dentro, debes dirigirte a la pestaña de configuración en la parte superior derecha con el icono de un engranaje y dar clic donde dice “Instala drive para ordenadores” o “Descargar copia de seguridad y sincronización para Windows/MAC” dependiendo de tu ordenador.

Clic en obten Drive para escritorio

Paso 3. Clic en descargar Drive para Ordenadores

Al finalizar el paso anterior, deberás hacer clic en este botón para iniciar la descarga.

Estos son todos los pasos para descargar Google Drive para PC. Una vez finalizada la descarga tendrás un archivo el cuál deberás ejecutar para continuar con las instalación y seguir estos pasos:

Paso 3. Clic en descargar Google Drive para PC

  • Paso 1. Iniciar sesión: Primero debes iniciar sesión con tu cuenta de Google.

  • Paso 2. Seleccionar carpetas: En esta parte debes seleccionar las carpetas que deseas sincronizar con Google Drive. Por ejemplo, puede ser la carpeta de documentos o el escritorio.

  • Paso 3. Sincronizar una carpeta: En este paso debes crear una carpeta la cual se sincronizará con Google Drive. Allí podrás subir en la nube todos los archivos que pongas en ella. Además, puedes cambiar la dirección de esta carpeta si lo deseas.

  • Paso 4. Empezar: Para finalizar, en el paso anterior debes hacer clic en el botón empezar para que finalice con la instalación y la sincronización.

Con estos pasos puedes descargar Google Drive fácilmente y empezar a disfrutar de los beneficios que esta herramienta te ofrece en su versión.

¿Por qué descargar esta herramienta?

Cómo lo dijimos anteriormente, Google Drive para PC tiene ciertas limitaciones. Sin embargo, esto no quiere decir que no podrás gozar de otro tipo de beneficios como los siguientes:

Acceso más rápido a tus archivos

Debido a que la nube y tu PC estarán sincronizados, no será necesario recurrir todo el tiempo a abrir tu navegador Google Chrome o cualquier otro para poder tener acceso a tus archivos. Solo necesitarás buscar la carpeta creada en el drive de tu computadora.

Gracias a esta sincronización, subir tus archivos a la nube nunca fué más fácil con esta herramienta, ya que solo tendrás que arrastrar o copiar y pegar en la carpeta creada para este fin.

Expertosis recomienda descargar Google Drive para PC

Sincronización en tiempo real entre tu PC y la nube

Por estas razones, te recomendamos descargar Google Drive y disfrutar de sus beneficios. En Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia, podemos brindarte asesoría especializada para que puedas sacarle el máximo provecho. No dudes en contactarnos.

Hand touching tablet with cloud computing and online storage concept

¿Qué es almacenamiento en la nube y como funciona?

Estás interesado en saber cómo almacenar información y contenido en la nube de Google, hoy te diremos cómo usar y de qué forma se puede gestionar Google Drive, no te lo pierdas. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la nube?

En términos informáticos se considera como un servicio que se ofrece en la web para guardar contenido, datos e información. Allí los usuarios pueden almacenar todo tipo datos utilizando la red de internet.

Existen muchas empresas dedicadas al almacenamiento de información y otras de contenidos específicos. La más conocida es Google Drive, una aliada de los usuarios y considerada en la actualidad como la líder en este campo.

El almacenamiento en la nube es un servicio tecnológico de almacenamiento donde los usuarios pueden obtener recursos fuera de la plataforma personal de un ordenador o dispositivo móvil.

¿Por qué es seguro almacenar en la nube?

La seguridad de guardar información en la nube es mayor que si la tuviéramos en nuestro ordenador o memoria. No guardar datos en la nube puede representar un riesgo, algunas empresas han obtenido vulnerabilidad y violación en la seguridad de su información, cuando la han mantenido en dispositivos u ordenadores.

Por tal motivo podemos decir que los almacenamientos en la nube permiten entre otras cosas contar con las siguientes opciones:

  • Las empresas que prestan el servicio en la nube cuentan con personal calificado, ofreciendo mejores soluciones de organización y gestión de información y contenido.
  • Los controles de acceso están personalizados y la violación de las entradas a los datos es sumamente difícil, dependen de la seguridad de las contraseñas.
  • Proporcionan confiabilidad al momento de implementar el cifrado de datos y las formas de acceso.
  • Se obtiene un alto nivel de disponibilidad motivado al nivel de redundancia del sistema, asegurando la protección frente a fallas físicas.
  • Garantizan el cumplimiento de normas, debido al ofrecimiento de diversos recursos de tipo legal.
  • Presentan estándares de seguridad altos, realizando auditorías y certificados de seguridad.

Por otro lado los proveedores de servicio en la nube gestionan los datos personales de los usuarios estableciendo condiciones de servicio, en este sentido es importante que los usuarios elijan el mejor proveedor, ya que ellos serán los encargados de gestionar nuestra información.

Ventajas del uso de Google drive

Para considerar el uso de proveedores como Google Drive que nos permitirán guardar la información de nuestra empresa, o simplemente contenido y datos personales, tenemos que establecer las ventajas que ofrece este servicio veamos algunas:

  • Poder compartir documentos con otras personas o usuarios.
  • Edita archivos en línea sin necesidad de descargarlos al ordenador o móvil.
  • Ingresar a los archivos de Google Drive, sin necesidad de estar conectado a internet, sobre todo si se cuenta con la alternativa offline.
  • Tiene la posibilidad de encriptar documentos importantes.
  • Administrar todas las revisiones necesarias en documentos y datos.
  • Puedes acceder a versiones anteriores de un documento después de 30 días.
  • Disponibilidad inmediata desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Conexión inmediata desde cualquiera de tus dispositivos.
  • Ofrecen diversos formatos de almacenamiento.
  • Ampliar la funcionalidad de Google Drive.

¿Cómo almacenar en la nube con Google Drive?

Se pueden dar casos al momento de estar navegando por internet y deseas obtener un documento o contenido; pero observamos que dicho contenido se encuentra en la nube. También si deseas guardar información en Google Drive, en este sentido te recomendamos seguir los siguientes pasos para acceder a la plataforma.

Una opción interesante es guardarlos directamente desde Google Chrome sin ningún paso intermedio, solo debes instalar una extensión o plugin que se consigue fácilmente en por el buscador de la misma plataforma; con el plugin solo deberás hacer clic en el contenido a guardar y luego seleccionar guardar el Google Drive y listo.

En el caso de no contar con el plugin respectivo, solo teniendo una cuenta en Google se abre desde la parte superior derecha, donde se encuentran unos pequeños cuadros y allí conseguirás el logo de drive, haciendo clic allí podrás acceder a tus archivos guardados.

¿Cómo acceder?

Es muy sencillo, después de estar en la nube de Google Drive solo se ubica el menú que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, debes hacer clic en el símbolo de (+) multicolor “Nuevo” y se despliega un menú.

Podrás ver las opciones de “subir”, “subir” y más abajo aparecen si deseas subirlos desde Google Documentos, Hoja de cálculo, Presentaciones y más; solo debes seleccionar desde donde deseas subir la información y listo, es cuestión de buscar.

Recomendaciones

Para Google Drive como cualquier otra plataforma de nube, son servicios de red que ofrece alternativas diversas y cuentan con características muy similares, por ejemplo:

  • El almacenamiento es gratuito y rápido. 
  • La capacidad mínima gratuita llega a 15 GB.
  • La versión paga puede alojar hasta 100 GB o más según el plan.
  • La plataforma ofrece diversas versiones para Android, Linux, Mac y Windows.
  • Ofrece el sistema de escaneo de documentos.
  • Se puede guardar cualquier archivo.
  • Se puede acceder a guardar información relacionada con documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Ofrece la opción de almacenar para Chromebook, los ordenadores
    personales que utilizan el sistema operativo Chrome OS.
  • Se puede trabajar sin conexión, solo activando la opción y de esa forma es similar al modo avión de los dispositivos móviles.
  • Ofrece gran privacidad, seguridad y protección de los contenidos almacenados.
  • Saber la capacidad de almacenamiento y compara lo que se necesiten. 

Si no has probado cómo almacenar en la nube anímate, de esa forma podrás liberar mucho espacio del ordenador e incluso del dispositivo móvil, recuerda que también Google tiene varias opciones como la plataforma para fotos e imágenes.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada para configurar su servidor de archivos en la nube con Google Drive.

Siendo fácil y seguro el proceso de digitalización de tu empresa, puedes agendar tu cita aquí.

Bolivia 2021

Como utilizar Google Workspace en despachos de abogados

Las necesidades de los clientes cambian a lo largo del tiempo, algunos están acostumbrados a utilizar las nuevas tecnologías y lograr respuestas rápidas. Esta situación supone que los despachos de abogados deban transformarse y adaptarse para ser más competitivos y aumentar la productividad de sus recursos humanos.

Las nuevas tecnologías deben ser parte de tu día a día y cambiar tu forma de trabajar, es por eso que te presentamos diez consejos para utilizar Google Workspace en despachos de abogados. Descubre como sacar más partido de las aplicaciones de Google. ¡Sigue leyendo!

1. Colabora con tu equipo en los mismos documentos.

Si vas a redactar documentos para tus clientes o para los tribunales, querrás que los miembros de tu equipo puedan colaborar en ellos de un modo sencillo. Con Documentos de Google, puedes editar los documentos conjuntamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios específicos.

También puedes controlar el acceso a los documentos compartidos para mantener los privilegios o asegurarte de que cada empleado del despacho solo tenga acceso a los archivos que necesiten.

2. Mantén la coherencia con plantillas de documentos legales

Ayuda a tu equipo a elaborar contratos y formularios que se puedan rellenar y compartir, y que cumplan tus requisitos. Con Documentos de Google, puedes crear o importar plantillas para declaraciones, comunicaciones y otros documentos legales.

3. Verifica las fuentes citadas sin salir de los documentos

Al comprobar las fuentes u otra información, puede resultar muy pesado tener que estar alternando continuamente entre el documento y la Web. La herramienta Explorar está integrada en Documentos. Con ella puedes buscar fácilmente citas y otras referencias legales sin salir de tu documento.

4. Revisa documentos estés donde estés

Tanto si estás en un juzgado, asistiendo a una declaración o simplemente teletrabajando con tu equipo, con la aplicación de Google Documentos puedes actualizar o crear documentos desde tu teléfono o tablet.

Los cambios que hagas se actualizarán y sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos para que estés siempre al día, estés donde estés.

5. Trabaja sin conexión a Internet

Aunque estés en un vuelo largo o te quedes sin conexión a Internet, podrás seguir trabajando en tus notas o con los materiales de un caso. Configura el acceso sin conexión en Google Drive para poder seguir trabajando en los archivos en cualquier momento.

6. Soluciona problemas jurídicos frecuentes 

Tanto si trabajas en un caso complicado con varios equipos como si promocionas tu despacho o impartes una clase de formación jurídica continua, las presentaciones son una herramienta eficaz para ponerse al día rápidamente y solucionar problemas habituales.

Describe tus puntos y propuestas en Presentaciones de Google y preséntalos a tu equipo. Los miembros del equipo pueden enviar preguntas en tiempo real y votar por las más interesantes durante la presentación. Si no puedes responder a todas las que se formulen, contesta solamente a las más votadas.

7. Envía archivos adjuntos de gran tamaño y controla el acceso a ellos

Si tienes que compartir archivos que superan el límite de 25 MB que se aplica en Gmail para los archivos adjuntos, puedes subirlos y compartirlos con Drive. También puedes definir permisos de acceso en cada archivo de Drive y así decidir quién puede ver los archivos de tu cliente o el material de exhibición documental. Si por accidente envías material a quien no debías, puedes cambiar los permisos de estos documentos o archivos para reducir los daños. 

8. Controla las agendas y los proyectos de tu equipo

En Google Calendar, crea un calendario de equipo para llevar el registro de las agendas, las reuniones y los plazos judiciales. Cuando ves la disponibilidad de todos los miembros en un mismo calendario, es más fácil organizar las etapas de un caso y asegurar que todos cumplan los plazos importantes.

9. Gestiona los recursos digitales de tu equipo desde un mismo sitio

Puedes crear un sitio interno en Google Sites para guardar todos los archivos del equipo en una sola ubicación y controlar el acceso a este sitio mediante la configuración de permisos.

Después puedes añadir en él calendarios de los equipos, agendas de casos, contratos y otros documentos. De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en una única ubicación, a la que todos los miembros podrán acceder en cualquier momento y desde el dispositivo que prefieran.

10. Edita los archivos de Microsoft Office en Drive

Con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, puedes ver, editar y colaborar directamente en archivos de Office sin perder el formato de archivo de Office que necesitan tus clientes o los juzgados.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada y planes de implementación a medida, visita nuestro canal de YouTube para aprender a usar de manera rápida y sencilla Google Workspace.


Asesoría Gratuita


Video Tutoriales

Google Workspace Individual en Bolivia 2021

Ahora Google Workspace es gratis para todos ¿Cómo activarlo?

Desde el lanzamiento de Gmail en 2004 y Google Docs dos años después, Google a creado soluciones flexibles, útiles e innovadoras que permiten a las personas conectarse, crear y colaborar de forma segura, y hoy anunció que Google Workspace Individual ya está disponible en Bolivia y en todo el mundo con una cuenta de Gmail.

Presentamos Google Workspace Individual

Para algunas personas, perseguir su pasión e involucrarse en la comunidad conduce a grandes ideas de negocios. Para otros emprendedores, una sola cuenta de Google es la base para administrar sus negocios establecidos desde hace mucho tiempo o hacer correr la voz sobre su próximo gran esfuerzo.

Con Google Workspace Individual, ofrecen una solución potente y fácil de usar que se creó para ayudar a las personas a hacer crecer, administrar y proteger su negocio.

Workspace Individual se creó para ayudar a las personas a concentrar su tiempo en hacer lo que les gusta, como reunirse con los clientes y diseñar servicios personalizados, y menos tiempo en las tareas cotidianas, como programar citas y enviar correos electrónicos a los clientes.

¿Cómo activar Google Workspace Individual gratis?

A partir de hoy, puede habilitar la experiencia integrada en Google Workspace Individual activando Google Chat. Utilice las salas de chat de Google como un lugar central para conectarse, crear y colaborar con otros.

Muy pronto, se presentará nuevos espacios y Google presentará una interfaz de usuario optimizada y flexible que lo ayudará a impulsar nuevas funciones. 

Para activar la nueva plataforma que integra de mejor manera Gmail, Calendar y Meet en un solo lugar, solo hace falta hacer un par de cambios en la configuración.

  • Ve a configuración de Gmail y presiona sobre la opción “Ver todos los ajustes”. 
  • Selecciona la pestaña “Chat y Meet”. 
  • Selecciona Google Chat en lugar de “Versión clásica de Hangouts”. 
  • Guarda los cambios antes de salir. 
Google Workspace Individual gratis en Bolivia

¿Qué beneficios tiene Google Workspace?

Diariamente, las empresas, las escuelas, las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos más innovadores del mundo utilizan Google Workspace para transformar la forma en que las personas trabajan y logran más juntos.

Es una parte diaria de cómo los principales proveedores de atención médica revolucionan la atención al paciente, las escuelas convierten el aprendizaje remoto en una experiencia inmersiva y personalizada, y las empresas aeroespaciales reconsideran el vuelo.

Ahora, con Google Workspace para todos, puede organizar su liga deportiva juvenil con facilidad, llevar esa recaudación de fondos al siguiente nivel o incluso convertir su pasatiempo en un negocio. Sea lo que sea, Google Workspace ayuda a las personas (equipos, familias, amigos, voluntarios, vecinos) a conectarse, crear y colaborar.

En las próximas semanas las Salas de Workspace también cambiarán a Spaces, por lo que tendrán una interfaz que, según Google, facilitará más el trabajo colaborativo a distancia.

Por si no lo sabias, Google Workspace es en esencia lo que era G suite, aunque está equipado con nuevas funciones, nuevos logos en sus productos y nuevos planes de suscripción por usuario.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada, visita nuestro canal de YouTube para aprender a usar de manera rápida y sencilla Google Workspace.

Tambien te invitamos a nuestro Curso Gratuito este viernes 25 de Junio, donde tambien puedes recibir un certificación en Gestión de Proyectos con Google Workspace.

Como planificar y gestionar proyectos en Google 2021

Herramientas para la planificación y gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para alcanzar los objetivos de uno o varios proyectos en sus distintas etapas: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

Para la gestión de proyectos, existe una enorme variedad de soluciones, pero hoy te presentamos diez consejos sobre cómo usar Google Workspace para la planificar y gestionar proyectos en este 2021. ¿Quieres saber cómo aprovechar al máximo las aplicaciones de Google para tu proyecto?

1. Controla, actualiza y colabora en tareas de proyectos

Elabora planes de proyecto dinámicos y diagramas de Gantt en Hojas de cálculo para gestionar tus proyectos, tareas y fechas de entrega.

De la misma forma, los miembros del equipo repartidos por distintas ubicaciones podrán informar de sus progresos directamente en la hoja de cálculo, que siempre contendrá la información a tiempo real.

2. Dirige a todo tu equipo a través de una única dirección

Cuando tengas que compartir información con el equipo de un proyecto, crea una lista de correo electrónico de Grupos. Una vez que hayas añadido a tu equipo al grupo, puedes enviar notificaciones y recursos a todo el mundo a la vez, a través una sola dirección.

3. Gestiona agendas de proyecto o de equipo

Crea calendarios compartidos para que todo el equipo esté al día: calendarios de proyecto para llevar un control de las tareas clave, fechas de entrega y recordatorios, y calendarios de equipo para reuniones, formaciones, vacaciones y mucho más.

Además con esta herramienta de gestión de proyectos, puedes saber quién tiene un espacio libre en su agenda, simplemente superpón los diferentes calendarios y busca las horas disponibles.

4. Almacena y comparte recursos digitales de forma segura

Almacena documentos, imágenes y otros archivos en Drive o en una unidad compartida y compártelos con tu equipo. Los controles de acceso y las funciones para compartir contenido de Drive permiten trabajar en equipo de manera sencilla y segura. Cualquier cambio que se haga se sincroniza en la nube, donde todos tienen acceso al contenido a tiempo real.

5. Encuentra y organiza rápidamente los correos electrónicos importantes

¿Trabajas en varios proyectos con diferentes equipos? Utiliza estrellas para marcar correos electrónicos como importantes, o deja que la opción Prioritarios de Gmail ordene y priorice tu correo electrónico.

A continuación, crea filtros y etiquetas en proyectos específicos para que te resulte más fácil organizar y responder correos electrónicos.

6. Crea presentaciones geniales

Crea presentaciones para compartir tu visión, definir resultados clave y mostrar el impacto de tu proyecto con gráficos. Si trabajas con un equipo repartido por todo el mundo, utiliza la función integrada para compartir la pantalla durante una videollamada de Google Meet y mostrarla a tus compañeros.

7. Crea sitios web sobre proyectos

Crea el sitio de tu proyecto en Sites de manera rápida y sencilla para guardar actualizaciones, programas, publicaciones, calendarios y documentos en un mismo lugar, con todas las herramientas de gestión de proyectos puedes mantener actualizado a tu equipo.

De este modo, tu equipo tendrá toda la información importante organizada en un único lugar, a la que tu equito podrá acceder en todo momento y desde cualquier dispositivo.

8. Crea documentos y trabaja en ellos con otras personas

Crea agendas de reuniones, propuestas de proyectos, informes ejecutivos y mucho más en Documentos. Tu equipo podrá editar archivos conjuntamente en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir opiniones específicas mediante comentarios y sugerencias e incluso asignar tareas.

También puedes utilizar el historial de revisiones para ver qué cambios ha hecho un usuario concreto y cuándo, o para recuperar versiones anteriores, de esta manera podrás planificar y gestionar proyectos en equipo.

9. Participa en videollamadas con tu equipo

Haz videollamadas de Google Meet con miembros del equipo que estén en diferentes lugares, cuando quieras y desde cualquier dispositivo. Ahorra tiempo y costos en desplazamientos, sin renunciar a las ventajas del contacto cara a cara.

10. Prepara a los miembros del equipo para las reuniones

Permite que los miembros de tu equipo consulten los archivos importantes antes de una reunión para que puedan prepararse y aportar ideas. Envía una invitación en Calendar y adjunta documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros temas de debate.

A continuación, te mostramos un esquema de los procesos que puedes implementar con las herramientas de gestión de proyectos de Google Workspace:

Herramientas de gestión de proyectos 2021

En conclusión, Google Workspace una suite de múltiples aplicaciones que integran y mejoran los procesos para gestionar proyectos en equipo con el fin de impulsar el trabajo flexible en tiempo real y desde cualquier lugar, manteniendo las conexiones humanas para el bienestar de los usuarios.

Uno de los mayores beneficios que tiene que esta tecnología es el aumento de la productividad de cada uno de los usuarios. Asimismo, en Expertosis como partner autorizado de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada en productividad y trabajo colaborativo.  

Cuánto tiempo pierden los equipos en gestionar los documentos 2

¿Cuánto tiempo pierden los equipos en gestionar los documentos?

Trabajar durante horas en un documento para enterarse minutos después de terminar que ya había una nueva versión con modificaciones. Buscar un archivo incesantemente o hacer desde cero un material que seguramente ya está almacenado en alguna computadora pero nadie recuerda su existencia.

Actualmente, la pérdida de productividad relacionada con la gestión de documentos es enorme y podría tender a crecer en la medida en que las empresas evolucionan en su recorrido hacia la transformación digital. 

Según la empresa experta en información inteligente M-Files en 2020 que el 83% de los trabajadores recrearon al menos una vez un documento perdido que ya existía. También otro 45% admitió que la búsqueda de contenidos consume mucho tiempo y representa un enorme desafío. No solo eso: 96% afirmó que tienen algún tipo de dificultad para detectar la última versión de un archivo.

Google Drive la solución diseñada por Google

Google Drive representa una solución definitiva a este problema: almacena documentos, imágenes y diferentes archivos. Permitiendo generar unidades compartidas con todos los usuarios potenciales o equipo de trabajo.

Para dicho contenido, se habilita controles de acceso para garantizar que solo las personas indicadas accedan a los documentos en el momento más oportuno, desde cualquier lugar, todo de manera segura.

Cualquier cambio que se efectúe sobre un material queda registrado de forma que los demás miembros del equipo pueden detectar quién hizo cada modificación. Todos los documentos se sincronizan automáticamente en la nube, lo que garantiza que la versión disponible es la última. 

Según datos de mercado aseguran que los errores en gestión de documentos hacen que se desperdicie el 22% del tiempo útil de la fuerza laboral. Dicho de otra manera: a partir de la implementación de Google Drive, poco más de dos de cada diez horas de sus colaboradores podrán aplicarse a mejorar la atención a los clientes o realizar tareas que incrementen valor para su organización.

Por otra parte, un estudio del Impacto Económico Total que realizó Forrester la empresa líder en investigación de mercado global. Se evidenció que las empresas que usan soluciones de Google Workspace, tienen un incremento de la productividad mediante un ahorro de 171 horas por usuario al año. Esto se traduce en aproximadamente 21 días laborales adicionales por usuario al año. (ver la imagen

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada para configurar su servidor de archivos en la nube con Google Drive.

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Actualizaciones Google Workspace Mayo 2021

Google Workspace: Nuevas actualizaciones para Mayo 2021

Hoy, te traemos todas las novedades y actualizaciones de Google Workspace (antes G Suite) que han lanzado y estarán disponibles a partir del 15 de mayo 2021.

¿Estás preparado?

Nuevos tipos de citas en Documentos de Google

Ahora podremos añadir cuatro nuevos tipos de fuentes de citas en Documentos de Google. Estas fuentes son: película, serie de TV, episodio de TV y varios. De esta forma, se simplifica la escritura de artículos académicos pues no necesitaremos copiar citas desde otras herramientas.

Nuevo diseño en la página principal de la Consola de administración

Se han llevado a cabo actualizaciones en la página principal de la Consola de Administración. Entre ellas, una nueva interfaz que se basa en tarjetas e incluye más información y vínculos para agilizar el acceso a las tareas más comunes. Por su parte, cuenta con tarjetas expansibles para los menús Usuario, Facturación y Dominios, en las que encontramos vínculos rápidos a elementos comunes.

Por último, se han añadido elementos reordenados que permiten que encontremos las secciones que más utilizamos y completar, así, las tareas más fácilmente.

Novedades en el registro de las respuestas en Formularios

Ahora al responder un Formulario de Google, un cuestionario o una tarea con cuestionario en Classroom (tras haber accedido a nuestra cuenta de Google Workspace) se guardará de forma automática el progreso. Este se guardará en formato borrador durante 30 días desde su última edición o hasta que se complete todo el formulario.

Actualizaciones Google Workspace Mayo 2021

Futuros cambios en las políticas de almacenamiento

A partir del 1 de junio de 2021 las fotos de alta calidad se incluirán en la cuota de Drive. Por otro lado, a partir del 1 de febrero de 2022 los nuevos archivos creados en Jamboard, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formulario se incluirán en la cuota de almacenamiento. Sin embargo, los archivos ya existentes no se incluirán a menos que se modifiquen a partir de la fecha anteriormente indicada.

Actualización en la forma de utilizar Google Maps

Hasta ahora el panel lateral de acceso rápido nos ayudaba a ver el Calendario mientras usábamos otras aplicaciones. Con la nueva actualización, podemos utilizar Google Maps en el panel para, así, ver más información sin tener que cambiar de pestaña o aplicación.

Más espacio para contenidos y mayor control de diseños en Google Meet

Se han realizado mejoras en diversos aspectos. En cuanto a los feeds de vídeo, si colocamos en ratón encima del feed podremos escoger entre una vista en mosaico o imagen flotante. Además, podremos redimensionar el tamaño y cambiar su posición u ocultarlo.

Por otro lado, en cuanto a experiencia de visualización y presentación ahora podemos ver qué estamos presentando mientras estamos en Google Meet. También, en la barra inferior el botón de abandonar la reunión está alejado de los del micrófono y la cámara. Asimismo, la barra siempre estará visible sin ocultar los subtítulos o feeds de video inferiores.

Finalmente, se han suavizado los indicadores de silenciado para evitar distracciones y cuando alguien habla su mosaico si ilumina de azul.

Nuevo parámetro de configuración para ahorrar datos en Google Meet para móviles

Con este nuevo parámetro podemos limitar el uso de datos y ahorrar datos en nuestro plan de telefonía móvil, prolongar la duración de la bartería y disminuir la demanda sobre la CPU del teléfono.

Nuevas opciones en los Controles de servicio de la nube privada

Han lanzado la asistencia para los Controles del servicio de la nube privada virtual de Google Cloud Search. Estos controles los podemos utilizar para determinar el perímetro de servicio en los recursos de Google Cloud Search y crear políticas que otorguen acceso en función de atributos contextuales como: dirección IP, tipo de dispositivo y sistema operativo, e identidad del usuario.

  • Recordatorio de que el 15 de mayo ya no se podrán crear sitios web en la versión clásica de Google Sites
Actualizaciones Google Workspace Mayo 2021

Por si no lo sabias, Google Workspace es en esencia lo que era G suite, aunque está equipado con nuevas funciones, nuevos logos en sus productos y nuevos planes de suscripción por usuario.

Google Meet es parte del conjunto de más de catorce herramientas de Google Workspace que pretenden facilitar las comunicaciones, el trabajo colaborativo, almacenamiento en la nube y las actividades laborales de forma remota, sobre todo en el contexto actual por la pandemia del COVID-19.

Asimismo, en Expertosis como partner oficial de Google Cloud en Bolivia te brindamos asesoría especializada enfocada en el crecimiento de tu empresa,  siendo fácil y seguro el proceso de digitalización de tu empresa.

Estas han sido todas las actualizaciones  de Google Workspace se lanzarán hasta el 15 de mayo de 2021. ¿Cuál es tu favorita?

Google Workspace anuncia novedades para mejorar la productividad

Google Workspace anuncia novedades para mejorar la productividad

Google Workspace presento nuevas soluciones diseñada para el futuro del trabajo remoto e híbrido y anuncia nuevas actualizaciones en sus herramientas de productividad e implementa nuevas funciones que pueden ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo su tiempo, una colaboración justa y mejores resultados sin importar cuándo y dónde.

Google Workspace

“En gran parte del mundo se está adoptando un lugar de trabajo más híbrido, por lo que el éxito a largo plazo de esta nueva dinámica dependerá, en última instancia, de las herramientas que tengan las empresas tanto para apoyar a sus empleados como para promover una cultura inclusiva.

Google Workspace

Estas nuevas actualizaciones incluyen soluciones para personal de primera línea (aquellos que prestan su servicio directo a clientes o pacientes en tiempos de Covid-19), un conjunto de características que pueden ayudar a las personas a encontrar más tiempo y concentración, y herramientas para mejorar la colaboración.

Desde el primer momento, el planteamiento de Google en lo que respecta a la productividad y la colaboración ha estado basado en la flexibilidad y la movilidad que demandan los trabajadores de hoy. Ahora estamos optimizando Google Workspace desde el punto de vista de la colaboración equitativa, la gestión del tiempo y las conexiones humanas que requerirá el trabajo híbrido del futuro para ser sostenible y saludable”. Dijo Javier Soltero, vicepresidente de Google Workspace mediante un comunicado

Google Workspace Frontline

En las próximas semanas Google Workspace lanzará Frontline, para que los trabajadores de primera línea puedan disponer de un canal de comunicación y capacidades colaborativas con sus compañías de manera segura con utilización de sus aplicaciones como Gmail, Google Chat, Drive, entre otras, así como funciones de seguridad y soporte de nivel empresarial.

Además, permite a los equipos crear y personalizar fácilmente Appsheet directamente desde Google Sheets y Drive, lo que permitira a los trabajadores de primera línea digitalizar y agilizar sus actividades, ya sea recolectando datos en el sitio, reportando riesgos de seguridad o administrando las solicitudes de los clientes.

Google Workspace presenta nuevas soluciones diseñada para el futuro del trabajo remoto e híbrido.

Manejo del tiempo y enfoque

Otra de las actualizaciones de productividad llega de la mano de Google Calendar, con la nueva realidad de trabajo hibrido, Dividir las horas de trabajo en Google Calendar, Permitirá que los usuarios especifiquen áreas en su configuración de horas de trabajo para indicar con precisión a sus colegas cuándo están en línea y disponibles para reuniones.

También, Google Workspace ha habilitado el Asistente de Google que permitirá a los usuarios consultar su próxima cita con la voz en el calendario e ingresar rápidamente a reuniones o enviar mensajes.

asistente de Google

Otro de las nuevas actualizaciones es, Programar notificaciones periódicas de “fuera de la oficina” e indicadores de ubicación permitirán a los usuarios programar horarios regulares, disponibilidad y recurrentes durante los cuales las invitaciones serán rechazadas de forma automática.

Focus Time (Tiempo de enfoque) Esta es una nueva función en el calendario que minimizará las distracciones y limitará las notificaciones dentro de un período de tiempo determinado por el usuario.

Time Insights (Información sobre el tiempo) Ayude a los empleados a visualizar cómo utilizan su tiempo en función de sus prioridades. Esta información solo es visible para el empleado y no está disponible para nadie más en la organización.

Fortalecer la colaboración equitativa

La nueva actualización de Google Workspace tiene como objetivo hacer que la colaboración sea más fluida, accesible y justa.

Con Google Meet, Workspace busca mejorar la experiencia en dispositivos móviles, a través de nuevas funciones:

Para aquellos que utilizan varios dispositivos para las reuniones y aquellos que acceden a las reuniones a través de dispositivos móviles, la experiencia de la segunda pantalla de Google Meet traerá una nueva vista de mosaico móvil, para ver más personas a la vez.

Fortalecer la colaboración equitativa

La transmisión en vivo en Google Workspace incluirá “preguntas y respuestas en tiempo real, encuestas y subtítulos (inglés, español, alemán, portugués y francés)” y también incluirá transmisiones en tiempo real de la misma organización en varios dominios.

Finalizando, se introdujo “chat”, “Jamboard” y “calendario” en Workspace Essentials para proporcionar al equipo más formas de conectarse y colaborar.